1. Mission générale :

Le/la Chargé(e) d’Accueil est le premier point de contact des visiteurs, apprenants, parents et partenaires de l’école. Doté(e) de compétences commerciales, il/elle veille à la qualité de l’accueil physique et téléphonique, tout en jouant un rôle de relais pour les informations ainsi que pour les services administratifs et commerciaux.

2. Activités principales :

• Gestion du flux physique avec une approche commerciale et administrative :
- Assurer un accueil convivial et professionnel pour les apprenants, parents, partenaires et autres visiteurs, tout en adaptant son discours pour promouvoir les valeurs et les offres spécifiques de l’établissement.
- Identifier les besoins spécifiques des visiteurs et les rediriger efficacement vers les services compétents (admissions, promotion de scolarité, services financiers, direction, enseignants, services techniques).
- Offrir une attention particulière aux visiteurs prospectifs (parents ou futurs élèves) en leur présentant les points forts de l’école (événements, projets pédagogiques, partenariats…).
- Transmettre ou récupérer certains livrables administratifs tels que des attestations, formulaires ou documents nécessaires au suivi des dossiers.

• Gestion du flux téléphonique avec une approche commerciale et administrative :
- Traiter les appels avec courtoisie et professionnalisme, en utilisant un ton chaleureux et un discours commercial.
- Écouter activement les demandes des interlocuteurs pour comprendre leurs besoins, qu’il s’agisse de questions d’ordre administratif, pédagogique, commerciale ou logistique.
- Analyser les besoins des interlocuteurs pour repérer les opportunités commerciales, par exemple, en proposant une visite de l’établissement ou en mettant en avant des programmes spécifiques correspondant à leurs attentes.
- Transmission d’informations : Fournir des réponses précises sur les horaires, événements, modalités d’inscription, programmes ou autres informations générales concernant la vie de l’établissement.
- Relais avec les services internes : Transférer les appels ou messages aux services concernés en respectant les consignes internes et en assurant un suivi rigoureux pour éviter les pertes d’information.

• Gestion du courrier et des livraisons
- Réception du courrier : Assurer la réception quotidienne du courrier postal, le trier selon les destinataires ou les services concernés, et garantir sa distribution en temps utile.
- Gestion des envois : Préparer et expédier les courriers sortants, en respectant les consignes et délais administratifs.
- Livraisons et suivi : Accueillir les livreurs, réceptionner les colis, vérifier leur contenu et notifier les services ou personnes concernées.
- S’assurer que les commandes sensibles ou importantes (matériel pédagogique, documents officiels) soient traitées rapidement et efficacement.

3. Compétences requises :

• Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (suite Office ou équivalent).
- Excellentes capacités de communication orale et écrite.
- Organisation et rigueur dans le suivi des tâches quotidiennes.
• Savoir-être
- Bonne connaissance de la vie de l’établissement pour répondre aux questions spécifiques.
- Capacité à gérer des situations stressantes avec calme et efficacité.
- Attitude accueillante, pédagogue et bienveillante envers tous les interlocuteurs.

4. Profil recherché :

- Diplôme : Niveau Bac à Bac+2 en accueil, gestion ou administration.
- Expérience : Une première expérience en accueil et en relation clientèle.
- Langues : La maîtrise de l’anglais est un plus.